TTLA: Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu của Quốc hội cần nộp vào lưu trữ hiện hành

Tên tác giả: Đặng Thị Thu Trang

Tên luận án: Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu của Quốc hội cần nộp vào lưu trữ hiện hành.

Ngành khoa học của luận án: Lưu trữ học

Chuyên ngành:   Lưu trữ học                            Mã số: 62.32.24.01

Tên đơn vị đào tạo Sau đại học: Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội.

1. Mục đích và đối tượng nghiên cứu của luận án

1.1. Mục đích nghiên cứu

Làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Trên cơ sở đó, đưa ra căn cứ xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; đề xuất quy trình, phương pháp xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và đưa ra sản phẩm cụ thể là bản danh mục các cơ quan, đơn vị, cá nhân là nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan của Quốc hội và danh mục thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

1.2. Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận án là nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; căn cứ, phương pháp, quy trình xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của Quốc hội cần nộp vào lưu trữ cơ quan Văn phòng Quốc hội.

2. Các phương pháp nghiên cứu đã sử dụng

Để thực hiện luận án, trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, tác giả sử dụng phương pháp luận của Lưu trữ học và một số phương pháp cụ thể như:

- Phương pháp phân tích chức năng được tác giả sử dụng chủ yếu trong việc phân tích vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của các cơ quan, đơn vị, cá nhân của Quốc hội, UBTVQH, các cơ quan của QH, các cơ quan thuộc UBTVQH và VPQH. Qua đó thấy được sự hình thành tài liệu của QH và nội dung, đặc điểm, giá trị tài liệu của mỗi cơ quan, đơn vị, cá nhân của Quốc hội, VPQH. Trên cơ sở đó đưa ra định hướng lựa chọn cơ quan, đơn vị, cá nhân là nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan VPQH.

- Phương pháp hệ thống được sử dụng để nhìn nhận tổng thể nghiên cứu của các tác giả đi trước về những vấn đề liên quan đến luận án, qua đó đưa ra những nhận xét các mặt đạt được và chưa đạt được, cần tiếp tục nghiên cứu trong luận án; về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Quốc hội và tổ chức bộ máy của Quốc hội; về công tác nộp lưu tài liệu của QH vào lưu trữ cơ quan VPQH, thành phần, nội dung và giá trị tài liệu của QH. Từ đó, xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan VPQH.

- Phương pháp thống kê, tổng hợp: Qua phân tích, hệ thống các nghiên cứu cần thống kê, tổng hợp các kết quả, số liệu nghiên cứu nhằm so sánh, đối chiếu để đưa ra kết luận nghiên cứu.

- Phương pháp lịch sử: Đặt chủ đề nghiên cứu trong bối cảnh lịch sử cụ thể về tổ chức và hoạt động của QH và sự hình thành tài liệu. Đồng thời, đề xuất xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan trong bối cảnh và điều kiện thực tiễn cụ thể. Phương pháp này cũng được áp dụng để phân tích, mô tả tài liệu.

- Phương pháp văn bản học được tác giả sử dụng để nghiên cứu, xác nhận tính xác thực của tài liệu, giá trị của tài liệu.

- Phương pháp so sánh được thực hiện để so sánh giữa lý luận và thực tiễn về xác định nguồn, thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; Đối chiếu thực tiễn thực hiện công tác nộp lưu tài liệu tại VPQH với quy định của pháp luật. Phương pháp này còn được sử dụng trong việc đối chiếu, tham khảo có chọn lọc các vấn đề tương ứng từ các nghiên cứu trước.

- Phương pháp khảo sát được tác giả sử dụng trong quá trình khảo sát thực tiễn công tác lưu trữ tại VPQH; khảo sát tài liệu hình thành tại các cơ quan, đơn vị, cá nhân của QH, VPQH và một số tài liệu của QH đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; khảo sát các công trình nghiên cứu, bài viết, các văn bản quy định, hướng dẫn có liên quan đến luận án.

- Phương pháp phỏng vấn: Nghiên cứu trực tiếp qua tham vấn thực tế, tiếp xúc và trao đổi với các nhà nghiên cứu, nhà quản lý, những người làm thực tiễn tại cơ quan của QH, VPQH và bạn bè đồng nghiệp.

3. Các kết quả chính và kết luận

            3.1. Các kết quả chính

Về lý luận: Góp phần hoàn thiện hệ thống lý luận về khoa học lưu trữ nói chung và về xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan nói riêng. Cụ thể, luận án làm rõ một số khái niệm cơ bản, nguyên tắc, nội dung, phương pháp, quy trình xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan. Đây là lý luận quan trọng trong lưu trữ hiện hành mà hiện nay còn nhiều khoảng trống. Vì vậy, kết quả nghiên cứu của luận án đem lại giá trị khoa học đối với khoa học lưu trữ ở Việt Nam giai đoạn hiện nay.

Về thực tiễn: Trình bày các nội dung cơ sở pháp lý về công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan và nộp lưu tài liệu của QH vào lưu trữ cơ quan VPQH; làm rõ sự hình thành tài liệu và giá trị của tài liệu hình thành trong hoạt động của QH, Phông Lưu trữ QH; trình bày một cách toàn diện về thực tiễn công tác nộp lưu tài liệu của QH vào lưu trữ cơ quan VPQH hiện nay; phân tích, đánh giá những mặt đạt được, tồn tại, vướng mắc, nguyên nhân và đề xuất kiến nghị. Trên cơ sở thực tiễn, vận dụng lý luận đưa ra quy trình, phương pháp xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; đề xuất danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu tiêu biểu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Kết quả nghiên cứu của luận án là tài liệu tham khảo quan trọng để xây dựng văn bản quy định, hướng dẫn về nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào trữ cơ quan VPQH; định hướng cho việc nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống văn bản cũng như thực hiện khâu nghiệp vụ lưu trữ của Quốc hội, như xây dựng, hoàn thiện bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ Quốc hội, xây dựng khung phân loại thông tin, số hóa tài liệu Phông Quốc hội,...; góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ và hiệu quả hoạt động của QH, UBTVQH các cơ quan của QH, các cơ quan thuộc UBTVQH và VPQH; làm căn cứ để xây dựng văn bản định hướng thu thập tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, góp phần tránh sự thất thoát tài liệu và phát huy giá trị tài liệu của Phông Lưu trữ QH cũng như Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Qua bản danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của QH nộp vào lưu trữ cơ quan cho cái nhìn tổng quan về tổ chức bộ máy, hoạt động, quy trình làm việc và sự hình thành tài liệu của QH, các cơ quan của QH, cơ quan thuộc UBTVQH và VPQH. Luận án có thể là tài liệu tham khảo đối với các cơ sở đào tạo lưu trữ học và những độc giả quan tâm nghiên cứu.

              3.2. Kết luận

- Luận án đã khẳng định tầm quan trọng của xây dựng danh mục nguồn, thành phần tài liệu vào lưu trữ cơ quan nói chung và của QH nói riêng.

- Luận án đã tập trung nghiên cứu làm rõ cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; cơ sở khoa học xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; nghiên cứu đề xuất quy trình, phương pháp xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; đề xuất danh mục các cơ quan, đơn vị, cá nhân là nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan của Quốc hội và danh mục thành phần tài liệu của QH nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

- Luận án đưa ra những đề xuất nội dung để hoàn thiện hệ thống pháp luật lưu trữ nói chung và công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan nói riêng.

Từ những kết quả nghiên cứu của luận án đem lại giá trị khoa học đối với khoa học lưu trữ ở Việt Nam giai đoạn hiện nay; là tài liệu tham khảo cho các nhà quản lý ngành lưu trữ; tài liệu tham khảo đối với các cơ sở đào tạo lưu trữ học và một số đối tượng khác.

Ngoài các vấn đề đã được bàn thảo, xử lý trong luận án, đặt ra nhiều vấn đề cần tiếp tục được nghiên cứu như nghiên cứu xây dựng, hoàn thiện bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ Quốc hội, xây dựng khung phân loại thông tin, số hóa tài liệu Phông Quốc hội, phát huy giá trị tài liệu Phông Quốc hội,...

SUMMARY OF DOCTORAL THESIS

The author’s name:  Đặng Thị Thu Trang

Thesis title: Establishing the transfer list of the National Assembly’s sources and materials deposited to the current archive

Scientific branch of the thesis:  Archival studies

Major: Archival studies                                                       Code:  62.32.24.01

The name of postgraduate training institution: University of Social Sciences and Humanities - Vietnam National University, Ha Noi.

1. Thesis purpose and objectives

1.1. Research purpose

The thesis is to clarify the theoretical and practical basis of establishing the transfer list of the archival sources and materials deposited to the current archive. Based on these fundalmentals, the author proposes the bases, the procedure and the methods of the establishing mentioned above.

1.2. Research object

- All the related agencies that have their active documents deposited to the current archive obligatorily;

-  The bases, the procedure and the methods of establishing the transfer list of the National Assembly’s archival sources and materials deposited to the National Assembly Office’s archive.

2. Research methods

Based on the methodology of Marxism-Leninism and Ho Chi Minh’s thought, the author used the methodology of archives and some specific methods such as:

- The method of functional analysis is mainly used by the author in analyzing the positions, functions, tasks and organizational structure of agencies, units and individuals of the National Assembly, the National Assembly Standing Committee, the agencies of the National Assembly, the departments of the Standing Committee of the National Assembly and the ONA. Thereby, the history of National Assembly’s documents as well as the contents, characteristics and values of related agencies are indicated clearly. This helps select scientifically the transfer sources and materials to hande over to the ONA current archive.

- The systematic approach is used to make literature review on: The previous issues related to the thesis topic, thereby the author proposes personal comments on the achievements and failures that need to be studied continously in thesis; on the organizational structure, functions, possibilities and authorities of the National Assembly; on the components, contents, values and the tranfering activities of the National Assembly’s documents.

- Statistical and Synthetic methods: By analysing and comparing all the research data collected, the research conclusions are proposed.

- Historical method: The thesis set the topic of research in the context of the specific history of the organization and operation of the National Assembly and the formation of the document. Besides, it helps put the activity of establishing the transfer list in the suitable context and practical conditions. This method is also used to analyze and describe the document.

- Documentology: The method is used by to study and confirm the authenticity as well as the values of the document.

- The comparative method is used to compare the theoretical and practical aspects of identifying sources and documents of the National Assembly stored in the archives; Compare the practical work of submitting documents at the ONA with the provisions of the law. This method is also used in comparison, selectively refer to the corresponding problems from previous studies.

- The method of survey used by the author in the process of surveying the practice of archiving at the ONA; surveys of documents formed at agencies, units and individuals of the National Assembly, the ONA and some National Assembly’s documents at the National Archive III; to study research works, articles, regulations, guidelines related to the thesis.

- The specialist method is used for direct research through fact-based consultation, contact and exchange with researchers, managers, practitioners at NA offices, ONA and fellow colleagues.

3. Major results and conclusions

3.1. The major results

In field of theory: the thesis contribute to improve the theoretical system of archival science in general and on the transfer list of archival sources and materials submitted to the current archive of the agency in particular. Specifically, the thesis clarifies a number of basic concepts, principles, contents, methods and procedures for the establishing the list. This is the important argument in current archives that still contains plenty of gaps. Therefore, the research results of the thesis bring scientific values to the Vietnamese archive at present.

In field of pratice: the thesis provides the legal basis for document submission to the archives of the agency and submitting documents of the National Assembly to the ONA’s achive; clarify the document formation and the values  of the materials formed in the operation of the National Assembly, the Archives of the National Assembly; Comprehensively present the fact of document submiting activities to ONA archive; Analyze and evaluate the achievements, problems, causes, and proposal the recommendations. On the basis of the practical application of theories, the procedures and methods of establishing the transfer list of archival sources and materials of the National Assembly to be stored in the archives; Proposing the detail transfer list. The research results of the dissertation are important references that serves enacting the regulations or guidelines in term of the archival sources and materials deposited to the ONA’s archive; To help study and optimize the system of regulations as well as the implementation of the archival business of the National Assembly, such as building and complete the retention schedule of the National Assembly Archival Fond, creating the archival classification scheme, digitizing archival records...; contributing to improve the quality of archives and operative process of the National Assembly and the related agencies; Based on the transfer list mentioned above, guidelines on collecting archives to the National Archives are established in order to avoid losing archival records as well as promoting the values of Archival Fond of National Assembly in particular and the National Fond in general.

Besides, the transfer list also provides an overview of the organizational structure, operation, work process and document’s history of the National Assembly, of the National Assembly’s agencies , the department of the Standing Committee of the National Assembly and the ONA. The thesis may be a reference for archival training institutions and readers interested in the field of research.

3.2. Conclusions

   - The thesis has confirmed the importance of establishing the transfer list of archival sources and materials deposited to the archives of agencies in general and of the National Assembly in particular.

- The thesis has focused on clarifying the rationale and legal basis for establishing the transfer list of archival sources and materials deposited to the current archives of the agencies; scientific basis to establishing the transfer list of archival sources and materials deposited to the current archives; Studying and proposing procedures and methods for making establishing the transfer list of archival sources and materials deposited to the current archives; Proposing the list of agencies, units and individuals as sources to be deposited into the National Assembly's archives and the National Assembly's list of documents to be archived into the archives.

- The thesisn proposes content to improve the archival legal system in general and the work of depositing documents into archives in particular.

The research results of the thesis brings back the scientific value to the archival science in Vietnam at present. It is also a reference for archival managers and reference materials for archival training institutions and others.

Besides, the thesis raises many issues that need to be further studied such as studying, building and finishing the retention schedule, archival classification scheme, digitization of archival records, promoting the values of the National Assembly Archival Fond…