TTLV: Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng

THÔNG TIN VỀ LUẬN VĂN THẠC SĨ

1. Họ và tên học viên: Lê Thanh Hùng

2. Giới tính: Nam

3. Ngày sinh: 01/01/1977

4. Nơi sinh: Lâm Đồng

5. Quyết định công nhận học viên số: 1883/QĐ-XHNV-SĐH, ngày 21 tháng 10 năm 2010 của Hiệu trưởng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội

6. Các thay đổi trong quá trình đào tạo: Không

7. Tên đề tài luận văn: Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng

8. Chuyên ngành: Lưu trữ; Mã số: 60 32 24.

9. Cán bộ hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Xuân Chúc

10. Tóm tắt các kết quả của luận văn:

Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn lực thông tin quan trọng đáp ứng yêu cầu xây dựng và phát triển của các quốc gia trên thế giới. Tài liệu lưu trữ luôn chứa đựng các thông tin quá khứ phản ánh một cách đầy đủ, chân thật các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong đời sống tự nhiên của xã hội loài người. Chúng có giá trị đặc biệt trong việc xây dựng và bảo vệ đất nước.

Từ ngày 01/01/1997, Đà Nẵng chính thức trở thành thành phố trực thuộc Trung ương. Sau 15 năm kể từ ngày được chia tách từ tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng, cùng với sự phát triển của thành phố là sự gia tăng không ngừng của tài liệu lưu trữ. Trong những năm qua, được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, công tác lưu trữ của thành phố đã có những bước tiến đáng kể, đáp ứng một phần nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ quá trình xây dựng và phát triển. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, vấn đề tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế như: Công tác phân loại chưa đảm bảo tính khoa học; việc phân phông lưu trữ còn tuỳ tiện dẫn đến tình trạng phân tán, lẫn lộn tài liệu giữa các phông; tài liệu sau khi phân loại không đảm bảo giữ được mối liên hệ, không phản ánh được trọn vẹn vần đề mà tài liệu đề cập. Công tác xác định giá trị chưa được quan tâm thoả đáng, khối tài liệu có giá trị thấp vẫn chiếm số lượng lớn trong kho mà chưa có hướng giải quyết, nhiều loại tài liệu chưa được quy định thời hạn bảo quản. Hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu còn ít về số lượng và thể loại, thiếu tính thống nhất, chưa đáp ứng yêu cầu tra cứu thông tin trong tài liệu lưu trữ. Những hạn chế nêu trên xuất phát từ những nguyên nhân cơ bản về công tác tổ chức – cán bộ, công tác chỉ đạo, quản lý, tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính … Nếu không có biện pháp giải quyết những hạn chế nêu trên, thì công tác lưu trữ nói chung và vấn đề tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng khó có thể đáp ứng được nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu trước mắt cũng như lâu dài. 

Thực hiện đề tài “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng”, (trong luận văn này, chúng tôi gọi là Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng) chúng tôi tập trung khảo sát và nghiên cứu các vấn đề sau:

Một là, nghiên cứu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế của Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng và sự hình thành các nguồn, thành phần tài liệu, nội dung và ý nghĩa của tài liệu

Hai là, tập trung hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và kết quả khảo sát thực tế công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng gồm các khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị tài liệu lưu trữ và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu.

Ba là, nghiên cứu đánh giá những kết quả đạt được, những mặt tồn tại hạn chế của tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng.

Bốn là, nghiên cứu một số giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng.

Có thể nói rằng, nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử Đà Nẵng đã góp phần làm sáng tỏ thành phần, nội dung của các tài liệu. Đồng thời khảo sát, đánh giá thực trạng của công tác tổ chức khoa học tài liệu, làm rõ những kết quả đạt được, đánh giá những mặt tồn tại, hạn chế, tìm nguyên nhân và giải pháp khắc phục. Kết quả nghiên cứu của đề tài chỉ ra rằng, muốn tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng thì trong thời gian tới, chính quyền thành phố phải tập trung giải quyết các vấn đề như: tổ chức bộ máy và nhân sự làm lưu trữ; đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị; thực hiện tốt công tác thu thập, bổ sung và các hoạt động nghiệp vụ của tổ chức khoa học tài liệu gồm phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu.

11. Khả năng ứng dụng trong thực tiễn: Báo cáo nghiên cứu khoa học của đề tài là sản phẩm có thể được áp dụng để tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng nói riêng và Lưu trữ lịch sử các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nói chung. Ngoài ra, còn có thể được dùng làm tài liệu giảng dạy, học tập, tham khảo, nghiên cứu của giảng viên, sinh viên trong các trường đại học, cao đẳng, trung cấp có đào tạo ngành Văn thư Lưu trữ hoặc liên quan đến công tác Văn thư Lưu trữ hoặc làm tài liệu tham khảo cho cán bộ lưu trữ tại các cơ quan.

12. Những hướng nghiên cứu tiếp theo: Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ; tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Quốc gia.

13. Các công trình đã công bố có liên quan đến luận văn:

Cơ sở xác định giới hạn phông lưu trữ cơ quan trong các lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam số 6/2014                                                                                           

INFORMATION ON THESIS

1. Full name of student: Le Thanh Hung

2. Gender: Male

3. Date of Birth: 01.01.1977

4. Place of birth: Lam Dong

5. The decision on recognition of students: 1883/QD-XHNV-SDH, October, 21, 2010 of the Rector of the University of Social Sciences and Humanities, Hanoi National University, Vietnam

6. Changes in the training process: No

7. Name thesis: Study of organizational solutions science in material history archive Danang City

8. Specialization: Storage; Code: 60 32 24.

9. Scientific Supervisors: Prof.Dr. Dao Xuan Chuc

10. Summary of results of the thesis:

Storage document is one of the important information resources to meet the requirements of building and developing of countries around the world.  Archives document always contains historical information reflects the full, true events, phenomena occurring in the natural life of human society. They are especially valuable in building and protecting the country.

From 01/01/1997, Da Nang city officially became centrally. After 15 years from the date of separation from Quang Nam Da Nang province, along with the development of the city is the continued rise in the archives. In recent years, the attention of the leaders, the archive of the city has made significant strides to meet part of the need to provide information for the formulation and process development. However, besides the achievements, problems organizing materials science at the Danang Archives Center still exist, such limitations: The classification not yet guarantee sciences; assigning arbitrary font storage leads to fragmentation, confusion between background material; after sorting documents not guarantee to keep the relationship, do not reflect fully the issues mentioned documents; determine the value documents is not yet full , the volume of low value documents still account for a large amount of storage that not yet resolved , many documents have not been preserved prescribed time limit. System lookup tool materials science are few in number and type, lack of consistency, not yet to meet the requirements of information search in documents archives.  The above limitations stem from the basic causes of mission the   organization - staff, the direction, management, status facilities, equipment, financial ... Without measures address the above limitations, the work of general storage and organization problems in materials science archive centers in Da Nang city can hardly meet demand utilization provide immediate documentation as well as long term.       

Implementation of the project "Research science organization solutions in material history archive Danang", (in this paper, we call The center of Da Nang City Archives), we focus survey and study the following issues:

Firstly, researching positions, functions, tasks, organizational structure, staffing of The center of Da Nang City Archives and the formation of the source, document composition, content and meaning of documents.

Second, focus modified rational, legal basis and practical survey work of materials science organization in The center of Danang Archives operational processes including sorting, identification the value of archives and build lookup tool materials science.

Third, the study evaluated  the results achieved, shortcomings and limitations of organization materials scientific at The center of Da Nang City Archives.

Fourth, some studies feasible solutions to enhance organizational effectiveness in materials science at The Center of Da Nang City Archives.

It can be said that research solutions for archives science organization in the history archives of Da Nang  contributed elucidate components, the content of the documents. Also survey to assess the status of the organization of archives science at the city's history archive, to clarify the results, assess shortcomings and limitations and find causes and solutions overcome. The research results of the study indicate that  want to the archives science organization at the  Center Archives Danang in the near future, the city government to focus on issues such as: organizational issue and personnel working to archive; investment facilities and equipment; done good work collecting materials, additional professional activities  including document classification, valuation and building materials lookup tool archives science.

11. Applicability in Practice: Report the scientific research of topic  is the product that can be applied and to organize document science The center of Da Nang City Archives particular historical and Storage provinces and cities directly under the central government in general. In addition, there can be used as teaching material, learning, reference, research by faculty and students in universities, colleges, sector training of Archives or relevant to work archives or references for the officers at the bodies.

12. The next research direction: Organizing and management science archives technology document; to organize scientific background document National Font Archives  .

13. Published works related to the thesis:

Basis define font storage limits the authority of provincial historical archives, Journal Archives, Vietnam No. 6/2014 Archives.