Từ tri thức hàn lâm đến chiến lược kinh doanh: VNU-USSH Hà Nội hỗ trợ Viettel nâng cao năng lực quản trị dự án số hóa tài liệu lưu trữ

Từ nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp đến chương trình đào tạo chuyên sâu

Khóa đào tạo có sự tham gia của 30 học viên là nhân sự của Công ty Dịch vụ Khách hàng Viettel, được tổ chức theo hình thức kết hợp trực tiếp và trực tuyến, tạo điều kiện để đội ngũ chuyên gia của Công ty trên phạm vi cả nước có thể tham gia đầy đủ chương trình.

Phát biểu tại chương trình, TS. Cam Anh Tuấn – Trưởng Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nhấn mạnh định hướng xuyên suốt của khóa đào tạo là gắn kiến thức chuyên môn với yêu cầu thực tiễn, tăng cường tính ứng dụng và “thực chiến”. Đại diện đơn vị đào tạo và đội ngũ giảng viên, TS. Cam Anh Tuấn khẳng định Khoa cam kết mang đến cho học viên một chương trình được thiết kế sát với những vấn đề đặt ra trong quá trình triển khai dự án số hóa tại doanh nghiệp; đồng thời lựa chọn, mời tham gia giảng dạy các giảng viên, chuyên gia không chỉ có nền tảng chuyên môn mà còn có kinh nghiệm triển khai thực tế. Qua đó, học viên sẽ được trang bị kiến thức về số hóa tài liệu lưu trữ, có thể vận dụng kiến thức để phân tích, xây dựng phương án và tổ chức quản trị một dự án số hóa trong thực tiễn.

TS. Cam Anh Tuấn – Trưởng Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng phát biểu tại chương trình khai giảng

Đại diện Công ty Dịch vụ Khách hàng Viettel, bà Phạm Thị Thanh Vân – Phó Giám đốc Công ty chia sẻ tại lễ khai giảng và bày tỏ kỳ vọng những kiến thức, phương pháp và kinh nghiệm được trao đổi trong khóa học sẽ hỗ trợ đội ngũ nhân sự của Công ty nâng cao năng lực quản trị hiệu quả các dự án số hóa tài liệu lưu trữ mà Công ty đang đảm nhận. Bà cũng mong muốn USSH, mà cụ thể là Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng tiếp tục đồng hành nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự thực hiện công tác chỉnh lý và số hóa, góp phần nâng cao nâng cao năng lực cạnh tranh của Công ty. 

Bà Phạm Thị Thanh Vân – Phó Giám đốc Công ty Dịch vụ Khách hàng Viettel phát biểu tại chương trình khai giảng

Đại biểu, giảng viên và học viên chụp ảnh lưu niệm tại chương trình khai giảng

Học để có thể xây dựng và quản trị một dự án số hóa trong thực tế

Một trong những điểm nổi bật của khóa đào tạo là chương trình không tiếp cận số hóa tài liệu như một thao tác kỹ thuật riêng lẻ, mà đặt hoạt động này trong toàn bộ vòng đời của một dự án số hóa tài liệu lưu trữ. Trong ba ngày học tập, các học viên lần lượt tiếp cận các nội dung: tổng quan về số hóa tài liệu lưu trữ và chuyển đổi số trong quản lý tài liệu; quản trị dự án số hóa tài liệu lưu trữ; quy trình số hóa và tổ chức dữ liệu số; thực hành xây dựng phương án triển khai dự án; metadata, công nghệ và kiểm soát chất lượng số hóa; xây dựng đề án quản trị dự án số hóa tài liệu lưu trữ tại doanh nghiệp.

TS. Đỗ Thu Hiền trao đổi với học viên về quy trình số hóa tài liệu lưu trữ và tổ chức dữ liệu số

Bên cạnh đó, học viên được tiếp cận sâu hơn với việc tổ chức dữ liệu lưu trữ số, xây dựng metadata, định dạng tệp, công nghệ số hóa, OCR, ứng dụng AI và kiểm soát chất lượng dữ liệu, sản phẩm số hóa. Những vấn đề thuần túy kỹ thuật được đặt trong mối liên hệ chặt chẽ với yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ, qua đó giúp học viên hiểu rằng chất lượng của một dự án số hóa không chỉ nằm ở “file quét”, mà còn phụ thuộc vào năng lực quản trị dự án như xây dựng đề án, lập kế hoạch triển khai, bố trí nhân lực và kinh phí, kiểm soát chất lượng lần cuối... Ngoài ra, học viên được hướng dẫn phân tích yêu cầu, thiết kế quy trình số hóa cho từng nhóm tài liệu, xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện, thiết kế biểu mẫu quản lý, kiểm soát chất lượng và nghiệm thu, sau đó cùng thảo luận và điều chỉnh phương án.

ThS. Trương Tiến Tuấn hướng dẫn học viên thực hành xây dựng phương án triển khai dự án số hóa

Từ người học đến những Project Manager (PM) trên thực tiễn

Tinh thần “học đi đôi với hành” được thể hiện rõ nét trong phần cuối của khóa đào tạo. Trên cơ sở kiến thức và tình huống được giảng viên cung cấp, các học viên được chia thành nhóm để xây dựng bài tập dự án, cùng phân tích yêu cầu, lựa chọn phương án và vận dụng kiến thức của các chuyên đề vào giải quyết bài toán thực tiễn.

Chiều ngày 11/9, đại diện các nhóm trực tiếp trình bày phương án dự án số hóa, bảo vệ cách tiếp cận của nhóm trước giảng viên và các học viên khác. Sau mỗi phần trình bày, các giảng viên trao đổi, phản biện, chỉ ra những điểm cần điều chỉnh để phương án có tính khả thi cao hơn khi áp dụng trong môi trường doanh nghiệp. Đây cũng chính là nội dung được thiết kế trong phần cuối chương trình: hoàn thiện đề án triển khai dự án số hóa, trình bày theo nhóm, nhận xét, góp ý, hoàn thiện và trao đổi những vấn đề thực tiễn trong quá trình triển khai số hóa tại doanh nghiệp. 

Đại diện nhóm học viên số 6 trình bày và bảo vệ phương án dự án số hóa tài liệu lưu trữ

Dấu ấn hợp tác bền vững giữa Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng với Viettel

Khóa học “Quản trị dự án số hóa tài liệu lưu trữ” có ý nghĩa đặc biệt khi đây là khóa đào tạo thứ ba Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng phối hợp tổ chức với Công ty Dịch vụ Khách hàng Viettel. Sự tiếp nối của các chương trình cho thấy mối quan hệ hợp tác giữa hai đơn vị đang từng bước đi vào chiều sâu: Từ những nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, Khoa xây dựng nội dung đào tạo phù hợp, huy động đội ngũ giảng viên có chuyên môn về Lưu trữ học cùng kinh nghiệm nghiên cứu và triển khai số hóa tài liệu trong thực tiễn.

Đặc biệt, khóa học lần này còn là một kết quả cụ thể từ chương trình đào tạo quốc tế “Nâng cao năng lực quản trị dự án số hóa tài liệu lưu trữ” được Nhà trường ủy quyền cho Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng triển khai với các hoạt động đào tạo tại Việt Nam và Cộng hoà Pháp. Những tri thức, phương pháp và kinh nghiệm chuyên môn được tiếp nhận, trao đổi trong khuôn khổ chương trình đang từng bước được chuyển hóa thành nội dung đào tạo phù hợp với bối cảnh Việt Nam và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Với thế mạnh chuyên môn được tích lũy qua quá trình đào tạo, nghiên cứu và hợp tác thực tiễn, Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN tiếp tục khẳng định vai trò là đơn vị đào tạo, nghiên cứu và chuyển giao tri thức trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng và quản trị tài liệu số; đồng thời chủ động đồng hành cùng các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.